Italy: Whistleblowing Policy

Possono effettuare una segnalazione whistleblowing:

• i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti, anche non retribuiti, che svolgono la propria attività presso MR;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso MR; gli azionisti e le persone di MR con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività presso società che forniscono beni o servizi a MR;

Tali soggetti possono segnalare informazioni sulle violazioni che abbiano appreso nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere fatte anche:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezioni o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso;

MR auspica che nelle segnalazioni sia indicata l’identità della persona segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati e informare la persona segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Cionondimeno, la Società accoglie e prende comunque in esame anche le segnalazioni in forma anonima, secondo le disposizioni del D.lgs. 24/2023.

Cosa si può segnalare?

Informazioni sulle violazioni che riguardano fatti (di qualsiasi natura, comprese le omissioni) riferibili a persone all’interno di MR e/o del gruppo MR o a terzi, che possono includere:

• violazioni del Modello 231 di MR e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o del Codice anticorruzione del gruppo MR e/o del Codice etico e/o delle normative interne aziendali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001.

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui la persona segnalante abbia conoscenza, avendo egli fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.

La persona segnalante deve indicare chiaramente, nell’oggetto della segnalazione, che si tratta di “Segnalazione Whistleblowing”, per la quale intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di ritorsioni subite in conseguenza della segnalazione.

Non possono essere segnalate notizie prive di fondamento e informazioni acquisite solo sulla base d’indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio), al pari delle informazioni che sono già di pubblico dominio.

Le segnalazioni devono essere tempestive e quanto più possibile dettagliate, in modo da rendere concretamente possibile la verifica da parte dei soggetti competenti a riceverle e gestirle.

Non sono considerate segnalazioni whistleblowing quelle aventi a oggetto contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, o inerenti ai propri rapporti di lavori con le figure gerarchicamente sovraordinate, le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale.

Le segnalazioni whistleblowing possono essere inviate tramite: i) la casella di posta elettronica dedicata whistleblowing@manuli-hydraulics.com in uso esclusivo ai membri dell’Organismo di Vigilanza di MHI, con la dicitura “strettamente riservata” “Segnalazione Whistleblowing” nell’oggetto del messaggio e-mail; ii) posta ordinaria o raccomandata, in busta chiusa, all’indirizzo dell’Organismo di Vigilanza di MHI c/o la sede di MHI a Milano, in via Paleocapa n. 7; iii) linea telefonica contrassegnata dal numero 02/62713340, dotata di segreteria telefonica, in uso esclusivo ai soggetti autorizzati a ricevere e gestire la segnalazione; iv) oralmente, tramite una dichiarazione orale rilasciata dalla persona segnalante durante un’audizione concordata con gli organi competenti a ricevere e gestire la segnalazione.

Per le segnalazioni whistleblowing effettuate tramite posta ordinaria o raccomandata è necessario che la segnalazione sia inserita in due buste chiuse: la prima con i dati della persona segnalante unitamente alla fotocopia del suo documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo tale da separare i dati identificativi della persona segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserita in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “strettamente riservata” “Segnalazione Whistleblowing”, indirizzata all’Organismo di Vigilanza di MHI.

Il D.lgs. 24/2023 stabilisce, in casi tassativamente previsti, la possibilità per il segnalante di effettuare segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni.

Le segnalazioni esterne all’ANAC sono consentite nei casi di seguito indicati:

• nel caso non sia attivo presso MR il canale di segnalazione interno ovvero questo non sia conforme alle prescrizioni di legge;
• nei casi in cui la persona segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
• nei casi in cui la persona segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
• nei casi in cui la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

MR assicura la riservatezza dell’identità della persona segnalante (e di qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione da cui si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità della persona segnalante) e sanziona ogni atto o comportamento di ritorsione, anche solo tentato o minacciato, da chiunque compiuto nei confronti della persona segnalante o di persone a esso vicine, in conseguenza della segnalazione, che possa provocargli un danno ingiusto.

Alla persona segnalante è rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione. È, inoltre, fornito riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.

Le comunicazioni di eventuali ritorsioni devono essere inoltrate all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) per gli accertamenti di legge.

La comunicazione avviene tramite la piattaforma informatica messa a disposizione da ANAC, all’interno del sito istituzionale, e accessibile cliccando il link alla pagina dedicata al servizio “whistleblowing” (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) oppure attraverso un servizio telefonico con operatore fornito da ANAC o un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

MR tutela anche la riservatezza delle persone coinvolte e di quelle menzionate nella segnalazione, fino alla conclusione del procedimento avviato in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante.

La persona segnalata può essere sentita anche attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti ed è in ogni caso sentita se ne fa richiesta. La persona segnalata è informata della segnalazione che la riguarda, nel procedimento eventualmente avviato nei suoi confronti, al termine dell’istruttoria condotta sulla segnalazione e nel caso in cui tale procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla segnalazione.

Le segnalazioni sono indirizzate all’Organismo di vigilanza di MHI.

L’Organismo di vigilanza di MHi gestisce le segnalazioni ricevute, in conformità alle disposizioni del D.lgs. 24/2023.

All’esito dell’istruttoria, l’Organismo di vigilanza di MHI fornisce un riscontro sulla segnalazione, dando conto delle misure previste o adottate e di quelle eventualmente da adottare per dare seguito alla segnalazione unitamente ai motivi della decisione assunta.

In conformità alle disposizioni dell’art. 13 del  D.lgs.24/2023, MR garantisce che il trattamento dei dati personali sia effettuato nel pieno rispetto del Regolamento (UE) 679/2016, del D.lgs. 196/2003 e del D.lgs. 51/2018.

MR assicura piena tutela dei dati personali non solo alla persona segnalante o denunciante ma anche al facilitatore, alla persona coinvolta nella segnalazione e a quella in essa menzionata, interessati dal trattamento dei dati.

Di seguito è possibile consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali.

Whistleblowing Informativa sul trattamento dei dati personali